Что ИИ меняет в работе с документами

Документы стали электронными. Ручная работа осталась

Компания получает документы через электронный обмен, почту и внутренние системы. Сотрудники проверяют комплектность, переносят сведения в карточки, сопоставляют суммы и условия, находят ответственного и отправляют пакет дальше. Даже при электронном обмене значительная часть этой работы может оставаться ручной.

Если каждый пакет требует участия сотрудника, увеличение объёма документов увеличивает нагрузку на команду. Автоматизация позволяет передать системе повторяющиеся действия, а сотрудникам — разбор исключений и принятие решений.

Возможности систем расширялись постепенно: сначала они научились превращать изображение в текст, затем извлекать реквизиты, а теперь помогают разбирать содержание. Каждый этап решает свою часть задачи.

Как системы научились читать и разбирать документы

OCR преобразует изображение в текст. Оптическое распознавание делает скан доступным для поиска и последующей обработки. Сотруднику уже не нужно перепечатывать страницу, но нужные сведения ещё предстоит найти и проверить.

Шаблоны извлекают сведения по правилам. Номер, дату или сумму в устойчивой форме можно искать по расположению поля и соседним словам. Это сокращает ручной ввод. Когда контрагент меняет оформление, настройку проверяют на новых документах.

Машинное обучение учитывает различия в оформлении. Модель настраивают на определение типа документа и извлечение нужных сведений из разных форм. Для настройки и проверки нужны документы с разным оформлением из рабочего потока.

Языковые модели выделяют сведения по инструкции. Модели можно поручить найти условия оплаты, подготовить сводку по приложению или сопоставить содержание нескольких файлов. Мультимодальные модели могут использовать также изображение страницы. Качество такого разбора оценивают на документах компании.

Эти подходы сочетаются в одном процессе. Интеллектуальная обработка документов, или IDP, объединяет несколько технологий: электронные поля получают из формата, сканы распознают, модель выделяет сведения из содержания, а правила проверяют значения.

Где полезен ИИ и где достаточно готовых данных

В электронном обмене сумма, ИНН и другие реквизиты могут уже содержаться в полях документа. Интеграция передаёт их в систему компании. Повторное распознавание таких реквизитов добавляет работу и возможность ошибки.

Один пакет может включать электронный документ, PDF и сканы приложений. Из PDF с текстовым слоем извлекают текст; скан сначала нужно прочитать. Способ обработки зависит от формата и требуемой операции.

Для типовой первички подходят и готовые средства используемой системы. Например, «1С:Распознавание документов» поддерживает ряд первичных документов с проверкой и исправлением результата перед созданием документов в базе.

Выбор зависит от причины задержки. Если сотрудники повторно вводят электронные реквизиты, интеграция может устранить этот шаг. Для чтения разнородных приложений и сравнения условий оценивают качество модели. Если документ ждёт ответственного, нужно изменить маршрут. Время всей операции измеряют после этих изменений.

Один из сценариев — сравнение редакций договора

Перед подписанием или при получении подписанной копии сотрудник проверяет, сохранились ли согласованные условия. В условном примере ниже сумма и реквизиты совпадают, но добавленная оговорка меняет ответственность сторон.

Лимит совпадает, исключение меняет условия

В пункте 9.2 обеих версий записано: «Совокупная ответственность исполнителя ограничена стоимостью услуг за год». В подписанной версии появляется пункт 9.3: «Указанное ограничение не распространяется на возмещение потерь по требованиям третьих лиц».

Извлечение одного лимита даст одинаковый результат. Для проверки нужно связать исключение с ограничением. ИИ можно поручить найти оба условия и подготовить объяснение с исходными фрагментами:

В подписанной версии добавлено исключение в пункте 9.3. Для возмещения потерь по требованиям третьих лиц лимит из пункта 9.2 не применяется. Перед использованием договора нужно проверить, согласовано ли это изменение.

Сотрудник сверяет вывод с обеими версиями и определяет дальнейшие действия. Для такого разбора нужен весь комплект, включая приложения и дополнительные соглашения.

Какие ещё изменения можно искать

Проверка договора может также охватывать сроки оплаты, порядок приёмки, основания для расторжения, обязанности сторон и положения приложений. Ниже — ещё несколько изменений, которые требуют сопоставления условий.

Один лимит на все требования или отдельный на каждое. Формулировка «по всем требованиям в совокупности» задаёт единый предел. Замена на «по каждому требованию» меняет способ применения того же лимита. Проверке нужно извлечь и размер ограничения, и то, к каким требованиям оно относится.

Уплаченные суммы или суммы к оплате. Добавление слов «или подлежащие уплате» меняет базу расчёта ответственности. Даже при одинаковом проценте итоговый предел может отличаться. Для проверки нужны определение платежей, период расчёта и условия, по которым сумма считается подлежащей уплате.

Договор или приложение с приоритетом. Если приложение имеет преимущество при противоречии, условие в нём может изменить действие основного договора. Поэтому разбор должен охватывать весь комплект и учитывать установленный порядок приоритета документов.

Ещё один сценарий — ИИ-секретарь входящих документов

Описание документа в ЭДО не всегда позволяет понять, что находится в приложенном файле. ИИ-секретарю можно поручить сопоставлять название и описание в карточке с действительным содержанием: определять вид документа, контрагента, договор и назначение пакета.

Например, документ обозначен как «Акт выполненных работ», а во вложении находится отчёт о ходе работ без акта. Ассистент отмечает расхождение и показывает исходный фрагмент. По заданным правилам пакет передают сотруднику для уточнения, прежде чем отправлять его на согласование.

ИИ-секретарю можно также поручить проверку упомянутых приложений, краткое описание пакета и подбор ответственного подразделения. Компания определяет правила передачи документов и случаи, в которых результат должен проверить сотрудник.

Как организовать проверку результатов

Для каждой операции задают критерии автоматической обработки и основания для передачи сотруднику. В одних операциях достаточно проверки обязательных полей и сумм по правилам. В других требуется оценка содержания ответственным специалистом.

Результат обработки сохраняют вместе с исходным документом, его идентификатором и версией. Рядом с извлечённым значением или выводом модели сотрудник должен видеть фрагмент, на котором он основан. Это позволяет проверить результат и исправить ошибку без повторного поиска по всему пакету.

Модель может пропустить сведения, неверно связать документы или использовать устаревшую версию. Нечитаемые сканы, недостающие приложения, противоречивые данные и сбои сервиса передают назначенному ответственному. До запуска проверяют, как сотрудники получают такие задачи и продолжают работу.

Ассистенту дают доступ к документам и сведениям, необходимым для его задачи. Размещение модели, хранение данных и журналов согласуют с требованиями организации. Указания внутри поступившего документа рассматривают как данные; они не должны менять правила приложения или полномочия ассистента.

Как связать разбор документов с работой в 1С

Извлечённые сведения и результаты проверок нужны в системе, где сотрудники согласуют документы и ведут учёт. Разбор содержания связывают с заполнением карточек, подготовкой пакетов и постановкой задач ответственным.

В решении КТ работают интеграция 1С:Документооборота с Контур.Диадок и AI-ассистент для разбора потока документов. Диадок обеспечивает обмен с контрагентами, 1С:Документооборот — внутреннюю работу компании. AI-ассистент разбирает содержание документов. Задачи и формат результата определяют при настройке процесса.

При настройке определяют, какие документы поступают, какие сведения нужны следующему участнику и по каким правилам пакет передают дальше. Здесь же задают проверки и маршрут для исключений. Дальнейшее согласование, подписание и отражение в учёте зависят от правил процесса и полномочий сотрудников.

В следующем материале разберём эту связку на практике работы с первичкой и 1С: от получения документов через Диадок до использования результата разбора.

Сколько человеко-часов высвобождается

Затраты времени считают по всему потоку документов. В условном расчёте ниже — 2 000 пакетов первички в месяц, в среднем 12 минут работы сотрудника на пакет до автоматизации и 1,8 минуты после. Разница составляет 340 человеко-часов в месяц.

В этом сценарии большинство пакетов проходит без участия сотрудника. Он разбирает исключения, исправляет ошибки и выполняет предусмотренные процессом проверки. Поэтому 1,8 минуты — среднее по всему потоку: суммарное время сотрудников делят на число всех пакетов, включая обработанные автоматически.

Расчёт включает все действия сотрудников: обработку, проверку результатов и исправления. Ожидание согласования или ответа контрагента измеряют отдельно. Высвобождённые часы позволяют обрабатывать больший объём документов или выполнять другие задачи.

С чего начать автоматизацию

Для первой проверки выбирают одну повторяющуюся операцию, например проверку комплектности или подготовку пакета первички к согласованию. Владелец процесса описывает входящие документы, действия сотрудника и результат обработки. Команда измеряет текущие затраты времени и определяет допустимые ошибки.

Для проверки собирают документы из рабочего потока: обычные пакеты, новые формы, плохие сканы, исправленные версии и неполные комплекты. На них оценивают извлечение данных, проверки по правилам и разбор содержания моделью.

Документы для настройки отделяют от итоговой проверки. Сравнивают результат с заранее подготовленным эталоном и существующим процессом. Проверяют критичные поля, пропущенные расхождения, время исправления, передачу данных и восстановление после сбоя.

Результаты проверки определяют дальнейшие действия: запуск операции, доработку или смену способа обработки. Если основную задержку устраняет интеграция, сначала измеряют её вклад в сокращение ручной работы.